作者：商务实务研究会 日期：2015-11-27 19:28:15
初入职场的新鲜人，*应该明确的就是自己的新员工身份，以及该身份所对应工作责任。如何撰写商务文书（对内、对外文书），如何有效整理工作内容、梳理工作进展，如何搜集有效信息并加以分析、处理和利用，如何做好会议记录、在会上发言，如何有效整理时间、安排工作日程……凡此种种，都是新员工必须快速掌握的基本工作技能。
这是一本对公司新人具有指导性和实用性的书籍，同时也可作为所有企业对新入职人员进行培训的参考。
本书简介：
新员工踏入职场的首要工作便是书写文书，如给合作伙伴的问候信、联络文书，给上司的报告书、企划书等。书中详细介绍了这些“商务文书”通常所要遵守一定的写作模式，比如收信人、寄信者、日期的位置、季节问候、收信人的公司名称、敬称等，如若不遵守，就显得非常不礼貌，造成沟通障碍。同时，本书还对整理技巧、商务信息的搜集及利用、出席会议的基本注意事项、时间管理技巧等新员工可能需要的方法和要点加以整理及介绍。
作者简介：
以商务类书籍的编辑为主，由企业经营者、商务人士、作家等共同组成的研究协会，以商务活动为研究主题，在日本具有极高的权威和荣誉。
目录：
第一章掌握商务文书的写作
1.1商务文书写作中的注意事项
1.2商务文书的种类
1.3正确传达信息的方法
1.4如何写出具有逻辑性的文章
1.5如何写出通俗易懂的文章
1.6用电脑写商务文书成为主流
2.1什么叫企业内部文书
2.2留言记录也是一种内部文书
2.3企业内部文书的写作模式
2.4通知
2.5每日、每周、每月的工作报告
2.6不定期的工作报告
2.7企划书
2.8提案书第一章掌握商务文书的写作
1.1商务文书写作中的注意事项
1.2商务文书的种类
1.3正确传达信息的方法
1.4如何写出具有逻辑性的文章
1.5如何写出通俗易懂的文章
1.6用电脑写商务文书成为主流第二章企业内部文书的写作实例
2.1什么叫企业内部文书
2.2留言记录也是一种内部文书
2.3企业内部文书的写作模式
2.4通知
2.5每日、每周、每月的工作报告
2.6不定期的工作报告
2.7企划书
2.8提案书
2.9会议纪要
2.10请示书第三章对外文书的写作实例
3.1什么叫对外文书
3.2对外文书的写作模式
3.3信封的书写格式
3.4通知、委托书等
3.5催促信、抗议信、道歉信等
3.6答谢信、祝贺信、婚礼请柬等社交文书第四章有助工作进展的整理技巧
4.1整理技巧的五个基本要领
4.2整理和收拾是不同的
4.3对需要的东西及不要的东西进行合理分类
4.4办公桌周围的整理
4.5文件的整理
4.6名片的整理
4.7通过记事本整理工作内容
4.8书籍的整理
4.9整理想法第五章信息搜集及有效利用的方法
5.1搜集商务活动中的信息
5.2信息搜集的目的
5.3区分使用不同的信息源
5.4从报纸、杂志、书籍、电视、收音机中搜集信息
5.5在图书馆、资料中心进行信息搜集
5.6活用搜索引擎——基础篇
5.7活用搜索引擎——应用篇
5.8通过人脉搜集信息
5.9分析信息
5.10处理信息第六章参加会议
6.1确认会议的目的
6.2会议的种类
6.3会议召开前的准备
6.4会议室的准备
6.5会议开始前需要确认的事项
6.6参加会议时要注意的事项与礼节
6.7如何听取会议内容
6.8会议期间如何做好记录
6.9会议发言
6.10恰当的提问及回答方式
6.11会议结束
6.12会议演讲
6.13演讲的准备第七章时间管理技巧
7.1赢得时间就能赢得商机
7.2通过时间管理提高时间效率
7.3明确要做的工作
7.4决定优先顺序
7.5对工作量的估计
7.6制定时间表
7.7以年、月为单位的时间表
7.8以周、天为单位的时间表
7.9确认日程安排
7.10实施计划的技巧
7.11重新认识时间效率
7.12学会挤时间★内容、用词要准确，要点明确、简洁，易于读者理解。
交谈与写作是与人交流的两种方法。写作与交谈相比，具有如下特征：“正确传达给对方”、“可以一次性传达给多人”、“可以重复阅读”、“能够保存”。
这些特征在商务场合中发挥着积极的作用，而书写、阅读、保存商务文书也是我们的日常工作的重要组成部分。
此外，交谈是人类从1周岁左右就自然掌握的技能，但通过书写来表达意思，是从3~4岁才开始练习的，因此如何写好文章，也是大家今后需要学习的课题。
在商务领域中，人们大多通过文书来共享、传达和保存正确的信息。因此商务文书要做到“内容、用词准确”、“要点明确”、“简洁”、“易于读者理解”等。
★按照“5W2H”原则整合信息，可以查漏补缺、删除重复的部分，写出流畅的文书。
使用商务文书的目的中，最重要的是正确传达信息。内容难以理解，遗漏重要的事项，用不同的词重复相同的内容等都是不恰当的。因此我们需要按照“5W2H”（When：什么时候、Where：在哪里、Who：谁、What：做什么、Why：为什么、How：怎么样、Howmuch：多少或者Howmany：几个）原则来整合信息。而且，有时还要弄清事件的对象是谁，即Whom。特别是“对象”、“做什么”、“原因”这三点信息的主要部分，这是必须把握的要点。
即便是日常的电话记录，也要尽量养成按照“5W2H”原则整理的习惯，这有助于报告书的写作。
★序言、正文、备注是内部文书最基本的三个部分，不需要运用礼节性的表达。
企业内部文书是给企业内部职员阅读的文书，尽量避免礼节性的问候、寒暄、结语等，少用敬语，要分条书写，通俗易懂，简洁明了。
内部文书大致由序言、正文、备注三部分构成。序言中包括文书编号（各个公司有固定的编号方式，以便管理）、发送日期、发送人、接收人（收信者）等，正文包括题目、内容、相关事宜（具体内容）等、备注则包括添加的文件、负责人姓名等。文章结尾处要写“完毕”二字。
各项内容的安排也有基本的模式。
账票等日常内部文书一般有标准的模式，以及需要书写的必要事宜。如果不是，则也有其特殊的写作模式，因此视情况而定。
★对外文书有开头与结束语、季节的问候语、表达感谢的话、正文等必要的组成部分。
对外文书中的写作规则包括恰当运用“开头与结束语”、“季节的问候语”、“感谢的话”等，还要注意敬语的使用等。
开头语是指为了表达对对方的敬意，在文书的开头部分所使用的固定句式。而结束语则是文书最后的部分，有“告辞”之意。两者要对应使用。一般来说，“敬启”（开头语）与“此致敬礼”（结束语）对应使用。
开头语后，基本会接一些季节的问候语，如“初春之时”，或是“承蒙平日里的照顾”等感谢的话语（这些都称为“序言”）。如果要省略序言的话，一般省略的只是季节的问候语。
如果序言中写的是对对方事业繁盛的祝福和平日的感谢，那么在结尾处要加上希望对方继续支持的话语，并将自己的期望进行简单的归纳。
★分类、整理、清扫、清洁、养成良好习惯是提高工作效率的基本要领。
上司命令自己找出资料时，在文件堆积如山的办公桌上反复寻找，或是因为不知道某人的名片放在哪里而将名片夹翻来翻去……类似这样的查找工作本身就会浪费很多时间。而且，如果自己周围的工作空间不够整洁的话，那么工作效率也会受到影响。
在制造业中人们常常所说的“五个基本要领”是一个能保证工作高效进行的方法，即分类、整理、清扫、清洁、养成良好习惯。而现在，这五个基本要领不仅适用于制造业，在其他很多领域中也得到了广泛的运用。
如今办公室自动化、信息化正逐步发展，但这五个基本要领仍需要我们自身来完成。如果能做到这五点，相信工作效率将会有大幅度的提升。