作者：肯尼斯•齐格勒 日期：2014-08-18 16:59:37
把时钟放在醒目位置
停用便利贴
在工位外面挂个牌子这些在工作中看似小小的改变，实际上可以大大提高你的工作效率。
本书旨在提出3个疑问，“为什么你在做，你在做什么，你什么时候做？”经过思考之后，你是主动对一整天碰到的每一个任务或活动进行选择，还是一如既往墨守成规？你是每天在堆积如山的工作中挣扎，还是经过合理判断有选择地做事？其实你越是不假思索步履匆匆，你就越不可能做合理判断，对时间也就越发失去控制权。
时间管理大师肯尼斯?齐格勒还将告诉你，如何下载并使用“总清单”快速分清目标的先后次序、完成必须完成的工作、甚至为那些注定会摧毁你日程安排的干扰、紧急的电子邮件和计划外会议事先计划。这个新版本还探讨了如何有效使用电子邮件移动设备和社交网站，将它们从时间的漏斗变为名副其实的省时法宝。
作者简介：
肯尼斯·齐格勒（KennethZeigler）
领导力、时间管理、组织学和提高生产力方面的顶尖专家。
撰写过大量有关这些主题的文章，并且首先发现了：问题不在于人们使用的系统，而在于他们的组织技巧。
肯曾在品食乐公司、休斯公司、桂格燕麦公司、美林集团和添惠公司担任高级管理人员。
作为顾问，他的客户包括赫兹汽车租赁公司、荷美尔食品公司、美联储、美国财政部货币监理署和富达投资公司。
目录：
引言：时间管理的第4个维度
第1章：快速前进，但迷失方向
第2章：掌控自己的每一天
第3章：使用总清单制定一个可行的计划
第4章：组织和规划高效的一天和一星期
第5章：分清工作的优先次序并将你的优先次序告诉同事
第6章：控制并有效使用电子邮件
第7章：规划写作和演讲，取得立竿见影效果
第8章：组织并提高项目运作效率
第9章：有效地授权
第10章：规划和执行一个有效的会议
第11章：管理电话和干扰
第12章：制定一个简单有效的归档系统
第13章：每天节约2小时
第14章：识别和管理拖沓引言：时间管理的第4个维度
第1章：快速前进，但迷失方向
第2章：掌控自己的每一天
第3章：使用总清单制定一个可行的计划
第4章：组织和规划高效的一天和一星期
第5章：分清工作的优先次序并将你的优先次序告诉同事
第6章：控制并有效使用电子邮件
第7章：规划写作和演讲，取得立竿见影效果
第8章：组织并提高项目运作效率
第9章：有效地授权
第10章：规划和执行一个有效的会议
第11章：管理电话和干扰
第12章：制定一个简单有效的归档系统
第13章：每天节约2小时
第14章：识别和管理拖沓
附件：时间管理行动计划
第2章
掌控自己的每一天：
要当马戏团团长而不是野兽
真正的繁荣产生于我们对自己和同伴恰当的信任。
——本杰明?伯特（BenjaminBurt）人们的反应从没有像今天这样活跃。所有的沟通都在瞬间发生。虽然我们和对方（同事、朋友、老板、家人、客户或顾客）的交往次数增多；然而一般人并不认为自己做的事比五年更多。
经过十三年的研究，我发现即时沟通和更高的生产力之间并没有很强的关联性。实际上，电话或黑莓手机带来的生产力的增加，常常被人性所抵消。人性适用的是后进先出原则。即便我们手中正做着更重要的事，只要一有新的刺激，我们就会停下来做出反应。这种反应让我们一整天一直不停地从一个工作转移到另一个。你是否也有过这样的经历？
觉得自己一整天都忙得底朝天？
下班的时候已疲惫不堪？
看着自己该完成的工作清单，发现还有一大堆重要的活儿还没干完？
回家的时候觉着很沮丧，没什么成就感？
如果你最近有过这样的经历，或甚至是每天都有这样的经历，本章的内容将非常适合你。让我们看看有哪些方法，能够帮助你重新掌控自己的每一天和每一个星期，让你在下班时感到真正的满足。你的选择
过去，我常常抱怨我的同事、老板，并对每天或隔三差五发生的不对劲牢骚满腹。后来我发现这么根本做于事无补。我还是每天工作到深夜，而且，最重要的是，每每得到晋升的都是我的同事，却没有我的份。
终于有一天，我意识到，我必须变得更积极主动一些。我对自己说，如果我自己不做出改进，什么也改变不了。我意识到我是有选择的。为了让那些老问题永远消失，我必须提出长远的解决方法，而不是哪疼医哪。一个例子
以前，我的老板常常在快下班的时候（好像每天都是如此）就会走过来，给我一个项目。于是我只得熬夜干活。我想，该怎么办呢？于是，我决定每天下午1点左右去一趟他的办公室，看看有什么项目或任务需要我做。
一天，一件奇妙的事情发生了，下午1点老板走到我的办公桌旁对我说，“在你干扰我之前，我想还是先把这个项目拿给你。”我回答道，“你一定不知道这对我意味着什么！”他望着我，一脸狐疑。他并不知道我已经反向训练了他做事的方法。
此外，我还会问问自己，当我在接连不断地应付干扰、新要求和规定的截止日期时，当一有人让我做这做那都满口答应时，我真的是在告诉别人我很珍惜自己的时间吗。最终，我想明白了为什么每到下班时手上剩下的总是自己的活儿。
最终马戏团团长意识到是自己的行动导致他/她每天对自己的时间失去控制。这些坏习惯包括：
在每天开始工作前没有一个切实可行的计划（应付了事）。
上班后先和同事们聊上30到45分钟（包括喝杯含咖啡因的饮料）。
打开收件箱，设法一一回复所有的电子邮件（不分优先次序）。
把自己的邮件通知设置成开通状态，一有新邮件，通知信息都会打断自己的思路或干扰到自己当时正在做的事。
同时做两种或四种工作或活动，感觉自己有注意力缺陷障碍（ADD）。因而，对每一种工作、活动或项目都无法集中注意力。
一整天都在不停地从一个工作突然转移到另一个（“心脏病综合症”），打电话、收发电子邮件、然后是面谈。当自己下班回家时，却感觉一天下来一事无成，因为自己实际只完成了一点点任务、活动或项目。而且一整天似乎都情绪低迷、后劲不足。
一旦接到新要求，二话不说立刻答应下来。
猜测别人的意图或需要。
把时间浪费在琢磨一些电子邮件和/或语音留言的意思上，措辞很蹩脚或说得太快，让你没听清楚他们的电话号码或意思，或是漏掉了某些重要的信息片段。
盲目快进，于是造成自己：
犯错（自己需要改正）。
口头和书面表达更加含混不清（导致出现更多的问题和误解）。
很少提问题，即便自己并不清楚对方究竟需要什么。理解马戏团团长的“观念”
我比自己所想的要更有控制力。
如果我能积极采取行动，可以让事情有更快地改进。
我需要的是长久之计而不是邦迪创可贴。
我需要的是坚持、耐心和冷静。
无论发生什么都不能放弃（我要和它们耗到底！）。
我不想扮演“受害者”。没有人喜欢一个牢骚大王或抱怨者。
我需要告诉别人，我有清楚的底线，而且很尊重自己的时间。
从这一点出发，把自己当作一个能主宰自己时间的人，游刃有余地控制着表演场上的野
兽（干扰、混乱和拖延等等），在混乱的场面中伺机占据主动、放慢节奏和实施纪律，游刃有余地掌控自己的时间。以下介绍一些马戏团团长常用的策略，让“新的你”有个良好的开端。马戏团团长的策略
放慢节奏
你需要放慢节奏。你的节奏太快，为了完成一件事动用了大量电话、电子邮件和会议，相同的事在过去一次就能够完成。虽然我们和对方的交往次数增多；然而一般人并不认为自己干的事比五年前更多。
你行动得越快：
就越感到不可控
错误犯得越多
口头和书面表达越发含混不清
要完成一项活动或任务（比如电子邮件、电话或会议）所耗费的精力越多
同时做两件以上的事的机率或本可以不发生的多任务工作的机率越大
马戏团团长想：我怎么能只发一次电子邮件，只打一次电话和/或只开一次会，就能顺利搞定所有事情？一天下来，你是愿意自己像一挺“机关枪”突突个不停，还是像一挺“强力来福枪”那样一枪便命中目标？若想一次就把事情搞定，你需要做到：
拿起电话前先做计划。
写邮件前先做计划。
开会前先准备/分发一份会议日程。尽可能推延刻不容缓的要求
马戏团团长根据实际情况对要求进行判断。首先闪入他脑海的是：我真地必须马上完成这个要求吗？这是因为你每天都在经历的、唯一的最为反生产的（counter-productive）事就是刻不容缓的事。刻不容缓的事让你一整天不停地从一个工作转移到另一个，却一事无成。
马戏团团长不但是一个很好的倾听者还是一个很好的提问者，对于每一个外来要求，他都会判断这个要求是否真地需要马上完成。马戏团团长不必说“不”，而是提出在不久之后一个更合理的时间，以便完成他/她手中的工作后处理这个新要求。马戏团团长从而可以将这个要求同其他相同的要求（比如电子邮件、电话或拜访）合并进行批量处理。
如果别人认为他们总可以在最后一刻找到你，不管要什么都能得到满足，他们为什么还要提前做计划呢？如果他们认为你将会提供答案或满足他们的要求，他们为什么还要自己做呢？
一旦你有了第一次，一接到别人的要求就立刻答应下来，他们今后会怎么想？如果你偶尔推延他们的要求，他们或许会早一些将问题和/或要求提给你。将类似的任务或活动批量处理
为了能完成更多的工作，马戏团团长每天都统一空出时间合并处理类似的任务，使得工作更加有序。这是第二种提高生产力的最有效的方法。
因为人性适用的是“后进先出”原则，马戏团团长关闭了电子邮件的声音通知，改为一个小时查收一次邮件，回复邮件的时间也尽量控制在10到15分钟。由于你只是在做回复邮件一件事，基本上是重复性的活动，因此每封邮件花的时间会更少。只要你在固定的时间（比如一个小时一次）检查电子邮件，你就是马戏团团长。如果你的电子邮件“叮”响了，它就变成了马戏团团长，因为人性迫使你不得不去回复。
对待电话也一样。当你在做某些重要的工作时，把你的电话设成语音信箱。至少要安装来电显示功能，这样你只需接听重要的来电。一旦你完成了手头的工作，就可以批量回复电话。由于你是在同一时间做相同的事，每个电话花的时间也将更少。
最后，去看看曾经找过你的同事，回答他们的问题或提供他们所需的信息。
有了这一策略，你就不再一整天忙得像个心脏病人（电话、电子邮件、会见、电话、电子邮件、会见等等）。人性适用的是后进先出原则。不管后果怎样，你都会停下手中的工作先回答新的要求。你是否曾在下班前瞧一眼自己的工作清单看看还剩多少没完成，却猛然发现是所有的工作？批量处理类似的任务将助你一臂之力。培训同事
当今最重要的管理技能就是培训能力。如果时间管理能像你提升自己那么简单，那就太棒了。马戏团团长很早就发现，只有他/她自己在时间管理上表现优异是不够的，他的同事依然在时间管理上一塌糊涂。我必须教会同事在给我写电子邮件和留言的时候要简明扼要。
当某人有问题找到你，你应该意识到这其实是次培训机会。如果你立即回答或解决他们的问题，他们还会回来找你（通常是带着同样的问题）。训练他们在提问题之前有所准备。让他们对自己的工作或问题承担起责任。要求他们：
说清楚他们的疑问或问题（可以选择以书面的方式）
他们做了哪些努力
他们认为答案应该是什么
用你的回答现身说法，让他们真正学会该如何做。下一次尝试：
首先，你看看我怎么做。
其次，我看看你怎么做。
最后，你自己来做。
如果他们总能让你来完成工作或回答问题，他们为什么还要自己做呢？人喜欢学习新事物，节省时间（长远的解决方法）的前提是先投入时间学习（培训）。少建立关系
一个人一天最重要的一个时间段就是上班后的第一个小时。事实上，根据现在的情况来看，这一小时可能是你对一天的安排失去控制前仅有的最好的时间。如果你养成了一种习惯——一上班第一件事就是和同事聊上几句，马戏团团长建议，最适合聊天的时间应该是休息时间或是午餐时间。马戏团团长深知，一天开始的第一小时是他仅有的最好的时间。他一上班先赶紧做些重要的工作，然后才是休息一下，为自己充充电。
马戏团团长清楚，人际关系重在质量，而不是数量。如果你每天抽时间分享和倾听别人的故事对提高你的工作关系的质量很有帮助。当你打算推迟到稍后时间建立关系时，一定要向对方解释清楚，你的确喜欢听他们讲故事，只不过你现在很忙没办法聚精会神地投入。商议和低许诺——高回报
马戏团团长接到一个新要求后，他会设法找到最适合自己的时间当然也适合要求者的时间去完成。如果要求者需要我办什么事，我会问，“我可以在下班前给你吗？”我会尽力早些完成他们需要办的事。把交工的预期设定在下班前，对方总是会因你提前交工而感到高兴。请务必记下他们的要求，这样你不会因为忘了按时交工而让对方失望。马戏团团长的话不会错！
如果一有新要求来你就扔下自己手中的活儿，要求者是满意了，可你对自己说不过去。两者之间的理想状态应该是50/50。虽然推延了他的要求，但你可以和后面的类似要求一同批量处理，提高了工作效率。每天或每星期变更你的语音问候语
马戏团团长每天或每星期都会变更新的语音问候语，请来电者留下他们的姓名、电话号码和来电事由，并告知自己回电的最佳时间。他/她解释说，如果他们留下语音信息，他/她会更快回电话并提供他们需要的帮助或信息。这种策略还将大大降低电话量。如果不知道他们来电的目的，你如何能判断回电的先后顺序？
如果要求者继续留下少得可怜的信息，马戏团团长不必自己瞎琢磨。而是等待他们再次打过来。这叫做“强化”你的要求。当人们明白怎样做对自己有利后，会愿意修正自己的行为。难道你想一整天抱个电话打个不停？
你必须以身作则。当你给别人留言时，必须留下你的姓名、电话号码和事由，以及你希望对方回电的最佳时间。请记住，电话号码要重复一遍，而且别说得太快。提高收件的质量
你是否每天都会花时间试图搞清楚收到的电子邮件的原因和意思？你是否收到过连主题都没有的邮件？马戏团团长学会了一件对自己百无一害的事，训练别人如何给他写邮件，从而节省自己阅读和回复邮件的时间。要求他们：
在邮件的主题一栏写明他们发邮件的原因。
在邮件的前三行写明他们想要或需要办的事。
邮件正文第一段的长度控制在2到3行，这样信息就会在Outlook或LotusNotes的阅读窗格（previewpane）中显示出来。（向对方解释，由于邮件太多，你不是每封邮件都会打开看。）根据邮件主题和第一段的内容，你会判断打开和回复邮件的先后顺序。
在邮件的主题一栏写明他们要求完成的截止日期（如果他们的要求有时限压力），这样你可以立即查看他们的要求。
使用项目符号或编号，而不是长长的句子和/或几段话来表述一件以上的事情或问题，这样可以尽早尽快得到回复。向他们解释，这样你可以节省时间，直接在每个编号或项目符号后写明你的回答。
在他们邮件的末尾告知需要答复的最后期限和缘由（紧急程度和重要性），这样你可以准确判断他们要求的先后顺序。向他们解释，如果他们这么做，你会更快回复他们的邮件。如果他们继续给你发糟糕的邮件，回复的时间还将更长。
你必须在给别人写邮件时先这么做，对方才会以此效仿。下一次，当他们点击“答复”键时，就会按照你的方式去做。
技巧：当我拿起电话前，也会用“PADD”模型（见第七章）先整理一下思路。这个模型能帮助你在开口或下笔前轻松快捷地整理思路，让你的意思表达得更清楚更有条理。将要求转给合适的人
你喜欢讨好别人吗？当马戏团团长接到一个不属于自己专业范畴的要求，他会将要求转给合适的人。而不要自己就地充当专家。找合适的人回答或解决问题比你自己苦思冥想要快得多。提升沟通技能
马戏团团长拥有超强的沟通技能。提高生产力的最快途径之一就是表达明确详尽。这样不但能节省沟通双方的时间，还能消除问题和误解。
当你在写邮件或做语音留言时表达得含糊些或许一开始会少花时间，然而从长远看来会耗费你更多的时间。因此，你在打电话或写邮件之前，必须先做好计划。做计划总是会帮你节省时间。每次关注一件事——争取完成
马戏团团长是个“交通警察”，他每天引导经过他办公桌前的工作流。想想一个真的交通警察。他站在十字路口，示意一个方向驶来的车辆驶过路口，而另一个方向的车辆停在原地。
现在，想象一下你每天是什么样子。你真地能做到指挥四个方向的车流吗？一次指挥一个方向的车流会更有效。试着将100％的专注力和注意力投入到一个活动上。将在更短的时间内完成任务，出错的机率也将降低。在电话和电子邮件中任选一个，直到你完成后再开始另一个。